Con la circolare n.5/2015 del Ministero dell’Interno, si aggiunge un ulteriore tassello all’innovativo processo di dematerializzazione dei documenti a vantaggio della trasmissione telematica, così come prescrive il codice dell’amministrazione digitale, varato nel 2005.

Con il documento in osservazione il Viminale rileva che i comuni, in presenza di consultazioni elettorali di interesse statale (ad esempio le elezioni per i rappresentanti di Camera e Senato o quelle per i membri del Parlamento europeo), devono trasmettere alle Prefetture il rendiconto documentato delle spese sostenute per l’organizzazione tecnica e l’attuazione delle consultazioni medesime ai fini del successivo rimborso. E se manca la trasmissione, le amministrazioni comunali possono dire addio ai soldi.

Monitorando il procedimento, il Mininterno ha riconosciuto che in questi ultimi anni è stato prodotto "un notevole volume cartaceo? da parte delle amministrazioni comunali interessate. Pertanto, acquisito il parere favorevole del Mineconomia, ci si è indirizzati verso una completa dematerializzazione delle procedure.

Quindi, viene stabilito che in occasione delle prossime consultazioni elettorali, i comuni dovranno trasmettere i rendiconti delle spese sostenute esclusivamente tramite PEC e sottoscrivendo i documenti con firma digitale. Sono questi i due requisiti imprescindibili nel procedimento in esame, il quanto il primo permette di identificare univocamente il mittente ed il destinatario di un messaggio e di attestarne i momenti di invio e ricezione, mentre la firma digitale è il meccanismo riconosciuto dall’ordinamento per sottoscrivere, in formato elettronico, un documento informatico, attestandone l’autenticità e la provenienza.

Tuttavia, in un solo caso sarà possibile proseguire con l’inoltro cartaceo della documentazione relativa alle spese elettorali, accompagnato dalla conservazione dei relativi files su supporto CD-ROM. La circolare del Mininterno, infatti, prevede che la trasmissione "tradizionale? in formato cartaceo, non essendo espressamente prevista dalla normativa, sarà permessa solo se sia impossibile trasmettere telematicamente gli atti in quanto di dimensioni (in termini di gigabyte) eccessive.