La gestione del tempo è un processo di pianificazione e controllo del tempo utilizzato per specifiche attività, per aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività.
Un processo produttivo efficiente, è legato ad alcuni aspetti cruciali:individuazione e gestione delle priorità organizzazione del lavoro gestione del tempo e delle risorse rispetto delle scadenze.
Padroneggiare questi punti permette di definire: obiettivi precisi e misurabili, organizzare l’agenda, procedere con ordine, consegnare il lavoro nei tempi stabiliti, migliorare sensibilmente la produttività del lavoro.
L’atteggiamento fondamentale da assumere, nell’apprendimento della gestione del tempo, è quello di abbandonare il paradigma che il cambiamento sarà doloroso e ti porterà della sofferenza.
Il vero cambiamento, perché sia realmente sostenibile nel tempo, deve essere vissuto con gioia e serenità, altrimenti non funzionerà o funzionerà solo per un breve periodo.
Diceva Dwight D. Eisenhower che “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”, questa sua asserzione è alla base del suo metodo per la gestione del tempo.
Il metodo alla base della matrice di Eisenhower – Covey permette la gestione delle priorità attraverso la valutazione delle attività secondo criteri utili per massimizzare la produttività personale.
La matrice serve a ordinare le priorità separando ciò che è urgente da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di importanza.
Combinando i due parametri si ottengono i quattro quadranti che costituiscono la Matrice di Eisenhower – Covey.
Nel primo quadrante vanno collocate le attività urgenti ed importanti che aumentano il rischio di fare perdere il controllo della situazione, poiché costringono a lavorare in costante emergenza, con conseguente difficoltà a gestire il tempo, poiché saranno gli impegni a gestire la persona.
Nel secondo quadrante vanno collocate le attività importanti non urgenti, che servono a gestire meglio la persona ed il suo tempo, migliorando la qualità della vita, perché possono essere affrontate senza la pressione dell’urgenza.
Nel terzo quadrante vanno collocate le attività non urgenti e non importanti da delegare, dipendenti da persone o comunque situazioni esterne, spesso e volentieri delegabili, permettendo di per occuparts di ciò che ci riguarda e ci interessa davvero.
Nel quarto quadrante vanno collocate le attività non urgenti e non importanti da non fare, comprendendo tutto ciò che è puro e semplice spreco di tempo.
Più si occuperà il tempo con le attività del quadrante 2, meno saremo costretti a far fronte alle urgenze dei quadranti 1 e 3.