Documenti - archivi - digitalizzazione e archivi cartacei - Imagoeconomica (1)
La digitalizzazione della pubblica amministrazione in Sicilia è un obiettivo ancora da raggiungere. Per quanto il percorso sia stato avviato, la macchina burocratica continua a essere associata all’immagine di uffici ingombri di documenti e lungaggini che restano tra le cause della disaffezione da parte dei cittadini verso la cosa pubblica.
A ciò si aggiunge il fatto che quello in cui l’archiviazione fisica dei documenti, con faldoni a riempire gli armadi, resta un sistema per sua natura meno trasparente.
Rende infatti oltremodo difficoltoso ai cittadini l’accesso a informazioni che spesso, per legge, dovrebbero essere non solo rese pubbliche, ma anche facilmente fruibili. Una caratteristica quest’ultima che ancora oggi spesso non si riscontra anche quando i documenti vengono caricati online, come nel caso della scelta del formato Pdf dopo la scansione degli originali cartacei.
A confermare come la Regione Siciliana faccia i conti ancora con grosse moli di documenti cartacei è un provvedimento preso dall’assessorato regionale all’Energia e Servizi di pubblica utilità.
Tra gli uffici in cui l’elevata presenza di documenti cartacei sta iniziando a diventare un problema concreto c’è il dipartimento regionale ai Rifiuti, guidato dalla fine dello scorso anno da Calogero Burgio. A fine aprile, il dirigente generale ha firmato un decreto con cui viene nominata una commissione interna che avrà il compito di vagliare quali documenti potranno essere mandati al macero. La decisione è stata presa tenendo conto dello “stato di semi-saturazione della scaffalatura dell’archivio posto al piano 1, che rende quasi impossibile un ulteriore deposito in archivio di atti storici presenti ai piani di ciascuno area-servizio e che pongono in alcune stanze condizioni di sicurezza non ottimali”.
La disposizione prevede che gli atti amministrativi che potranno essere distrutti siano quelli che si trovano in faldoni “aventi oltre dieci anni dalla loro formazione” e “purché privi di valore giuridico”. A comporre la commissione saranno il dirigente dell’area 1 Marcello Vento, che rivestirà il ruolo di presidente, e i funzionari direttivi Vito Cutrone e Vincenzo Monterosso. A dare una mano sarà un componente del personale incardinato in ciascuna area-servizio al quale spetterà fornire, su richiesta della commissione, “adeguato supporto alla stessa per l’individuazione dei faldoni-atti aventi le caratteristiche idonee allo smaltimento”.
A novembre del 2023, una procedura analoga era stata autorizzata dall’ufficio legislativo di palazzo d’Orleans, guidato da Giovanni Bologna. In quel caso il via libera alla distruzione dei documenti di scarto aveva riguardato gli atti della Gazzetta ufficiale della Regione Siciliana, dopo il nulla osta da parte della Soprintendenza Archivista.
Sul fatto che il futuro sarà all’insegna dell’informatica e della digitalizzazione anche nelle pubbliche amministrazioni dell’isola dubbi non ce ne sono. A dimostrarlo sono le recenti decisioni prese dal Governo Schifani in merito agli investimenti da fare per migliorare i data center di cui da anni si avvale la Regione, implementando le tecnologie cloud.
Al contempo a restare attuale è l’aspetto relativo alle competenze informatiche in possesso del personale in servizio nei singoli uffici. A fare un riferimento a ciò, qualche anno fa, era stata una relazione prodotta nell’ambito dell’Agenda digitale.
“A fronte di dati confortanti sulla diffusione della banda larga sul suolo regionale, sulla presenza pervasiva della pubblica amministrazione locale su Internet tramite siti istituzionali e su un buon orientamento da parte dei Comuni ad utilizzare lo strumento dell’eProcurement – veniva sottolineato nel documento – si deve rilevare come, in atto, la pubblica amministrazione regionale e locale sia carente in termini di personale qualificato addetto alla gestione di servizi digitali, sporadici ed episodici quando non completamente assenti. Siamo ancora oggi di fronte – era l’ammissione – a uno scenario che trova un preponderante ricorso alla carta come supporto dei procedimenti amministrativi e del connesso patrimonio informativo”.
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