Con l’avvicinarsi della dichiarazione dei redditi 2026, torna l’attenzione sulle spese che titolari di partita Iva e lavoratori autonomi possono portare in deduzione per ridurre il carico fiscale. In alcuni casi, infatti, anche i costi sostenuti durante viaggi e soggiorni possono essere scaricati dalle tasse, purché collegati all’attività professionale e adeguatamente documentati.
Le spese da poter scaricare
Le spese di viaggio e soggiorno possono rappresentare un’opportunità per ridurre il carico fiscale nella dichiarazione dei redditi 2026, purché siano collegate all’attività professionale e correttamente documentate. Per i lavoratori autonomi e le partite Iva, infatti, è possibile portare in deduzione i costi sostenuti nel 2025 per trasferte e spostamenti, secondo regole che variano in base al regime fiscale adottato.
Nel regime ordinario, ogni spesa può essere dedotta singolarmente, a condizione che sia tracciabile e inerente all’attività svolta. Diverso invece il caso dei contribuenti in regime forfettario, per i quali non è prevista la deduzione analitica dei costi: il vantaggio fiscale è già determinato in modo forfettario attraverso coefficienti prestabiliti, indipendenti dalle singole spese effettivamente sostenute.
Spese collegate all’attività
Affinché le spese di viaggio e soggiorno siano effettivamente deducibili, non è sufficiente che siano state sostenute: devono essere strettamente collegate all’attività professionale svolta. In altre parole, il costo deve inserirsi in un contesto di reale utilità per il lavoro e per lo sviluppo del proprio business. Non è necessario che la spesa generi un ritorno economico immediato, ma deve poter essere giustificata come funzionale al miglioramento delle competenze o dell’attività.
Ad esempio, un consulente marketing che si reca in una località turistica per analizzare le strategie comunicative di strutture ricettive può considerare la trasferta inerente, se finalizzata all’aggiornamento professionale. In assenza di un collegamento concreto tra spesa e attività lavorativa, il costo viene invece considerato personale e quindi non deducibile.
Quali spese si possono portare in deduzione
Il Fisco consente di portare in deduzione le spese di viaggio e soggiorno quando queste sono collegate ad attività professionali svolte durante il periodo di trasferta o vacanza. È il caso, ad esempio, di soggiorni che includono la partecipazione a convegni, fiere, meeting o incontri con potenziali clienti. Quando però nello stesso viaggio convivono esigenze personali e lavorative, la deduzione è ammessa solo per la parte effettivamente inerente all’attività professionale. In presenza di spese “miste”, è quindi necessario dimostrare in modo chiaro quali giorni o attività siano stati dedicati al lavoro, ad esempio attraverso appuntamenti, visite a strutture o incontri documentati.
In mancanza di una distinzione precisa, la spesa può essere riconosciuta solo parzialmente o, nei casi peggiori, non essere ammessa in deduzione. Rientrano tra i costi potenzialmente deducibili anche le spese di rappresentanza, come i regali destinati ai clienti, purché rispettino i requisiti previsti dalla normativa fiscale.
Quali documenti servono
Per beneficiare delle deduzioni o detrazioni su trasferte e soggiorni professionali nella dichiarazione 2026, i lavoratori autonomi devono conservare una documentazione completa che dimostri il collegamento tra spese e attività svolta. Sono indispensabili fatture, ricevute e ogni altro documento utile a provare l’inerenza del costo. In caso di partecipazione a fiere, corsi o convegni è opportuno conservare anche attestati di presenza, programmi o materiali informativi che confermino la partecipazione.
Lo stesso vale per sopralluoghi o visite a immobili per motivi professionali, per i quali possono essere utili email, appuntamenti, fotografie o documenti rilasciati da agenzie e intermediari. Solo con una documentazione adeguata è possibile dedurre anche le spese accessorie come viaggi, carburante, pedaggi, taxi e soggiorni. In caso di controlli, l’onere della prova spetta al contribuente, che deve dimostrare il nesso tra costi sostenuti e attività professionale. In mancanza di prove sufficienti, l’Agenzia delle Entrate può contestare la deducibilità delle spese.
Limiti e percentuali di deduzione nel 2026
Per scaricare dalle tasse le spese legate a viaggi e trasferte professionali, i lavoratori autonomi devono seguire il principio di cassa. Questo significa che nella dichiarazione dei redditi del 2026 potranno essere portati in deduzione soltanto i costi realmente pagati nel corso del 2025. Bisogna inoltre considerare che alcune spese sono soggette a precise limitazioni fiscali. È il caso, ad esempio, dei costi legati all’autovettura utilizzata per l’attività professionale.
Le spese di manutenzione e carburante risultano deducibili nella misura del 20%, mentre l’Iva relativa ai costi dell’auto può essere recuperata fino al 40%. Anche l’ammortamento del veicolo segue regole specifiche. La quota deducibile ogni anno è pari al 20% del costo sostenuto, entro il tetto massimo di 18.075,99 euro previsto dalla normativa fiscale.
Segui tutti gli aggiornamenti di QdS.it sui canali WhatsApp e Telegram